Khi nói đến việc tạo tài liệu, trang tính hoặc bài thuyết trình trực tuyến, Google Docs là tùy chọn ưu tiên cho hầu hết người dùng. Đó là bởi vì dịch vụ này được sử dụng miễn phí, cung cấp tất cả các tính năng văn phòng cần thiết để tạo tài liệu chính thức và có thể truy cập được trên nhiều thiết bị.
Bên cạnh việc cho phép bạn tạo tài liệu hoàn hảo, Google Docs còn cho phép bạn format tài liệu theo phong cách mong muốn của mình.
Nếu bạn đang tìm cách điều chỉnh lề của tài liệu bên trong Google Documents, hướng dẫn sau đây sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.
Mục lục
Cách căn chỉnh lề trên Google Docs
Có ba cách bạn có thể thay đổi lề của tài liệu bên trong Google Documents:
- Phương pháp đầu tiên có thể được sử dụng để đặt lề theo cách thủ công thay vì lề một inch mặc định.
- Phương pháp thứ hai thay đổi lề ở các cạnh trên, dưới, trái và phải của tài liệu với các phép đo chính xác.
- Phương pháp thứ ba cho phép bạn thay đổi lề cho các tài liệu có nhiều hơn một cột.
Phương pháp # 1: Sử dụng thước kẻ
Nếu bạn không hài lòng với lề một inch tổng thể mà Google Docs đã chọn cho tài liệu của mình và bạn muốn thay đổi cách trình bày tài liệu của mình, bạn có thể sử dụng công cụ thước bên trong Google Docs để giảm hoặc tăng phần trên cùng, dưới cùng, lề trái và lề phải. Thước kẻ là phương tiện nhanh nhất để điều chỉnh lợi nhuận giúp bạn có thể hoàn thành công việc với ít thời gian.
1.1 Trên PC
Để thay đổi lề trên Google Docs theo cách thủ công trên máy tính để bàn, hãy truy cập trang chủ Google Docs và chọn tài liệu bạn muốn chỉnh sửa.
Khi tải tài liệu lên, bạn sẽ thấy thước kẻ ở trên cùng được đánh dấu bằng tỷ lệ inch với các mũi tên xuống màu xanh lam ở hai bên.
Nếu bạn không thấy thước ở đầu tài liệu, hãy đi tới Xem > Hiển thị thước từ thanh menu ở trên cùng. Điều này sẽ giúp hiện mục Show ruler nếu nó đã bị ẩn trước đó.
Bên trong thước, bạn sẽ thấy các vùng màu xám và trắng. Các vùng màu xám đại diện cho các lề ở hai bên trong khi vùng màu trắng ở giữa cho thấy không gian tổng thể được dành riêng để nhập văn bản bên trong tài liệu.
Lưu ý : Khi thướt kẻ tải lên, bạn sẽ thấy một hình chữ nhật màu xanh lam ở bên trái và hai mũi tên màu xanh lam ở bên trái và bên phải. Nếu bạn chỉ muốn điều chỉnh các lề trang của tài liệu, bạn nên tránh kéo hình chữ nhật hoặc hình tam giác màu xanh lam một cách riêng biệt vì điều đó sẽ làm thay đổi căn chỉnh đoạn bên trong tài liệu.
Hình chữ nhật màu xanh lam và các mũi tên là các điều chỉnh thụt lề và không giúp thay đổi lề trang. Nếu bạn kéo hình chữ nhật màu xanh lam, nó sẽ chỉ thay đổi vị trí của dòng văn bản đầu tiên. Nếu bạn kéo các mũi tên màu xanh lam ở bên trái và bên phải, nó sẽ điều chỉnh lề trái và phải của văn bản đã chọn bên trong tài liệu, không phải toàn bộ trang.
Bây giờ chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách điều chỉnh lề trái. Để làm điều đó, hãy di chuyển con trỏ chuột về phía vùng màu xám ở bên trái của mũi tên màu xanh lam. Khi bạn làm điều đó, con trỏ sẽ chuyển sang con trỏ dọc với mũi tên sang phải. Nhấp vào bất kỳ đâu trên vùng màu xám này và khi nhấn nút chuột trái, kéo con trỏ vào trong hoặc ra ngoài để tăng hoặc giảm lề trái.
Khi bạn kéo con trỏ về một trong hai bên, bạn sẽ thấy một số hiển thị phía trên hình chữ nhật màu xanh lam. Con số này cho biết kích thước của lề trái, tức là khoảng cách giữa mép trái của tài liệu và nội dung ở bên trái. Số sẽ thay đổi theo kích thước của lề trái bạn chọn. Khi bạn hoàn tất việc kéo lề đến kích thước mong muốn, bạn có thể nhấc nút chuột lên để thiết lập.
Tương tự, để thay đổi lề phải, hãy di con trỏ qua vùng màu xám ở phần bên phải của thước cho đến khi con trỏ dọc có mũi tên sang trái xuất hiện. Khi con trỏ này xuất hiện, hãy nhấp và kéo nó ra ngoài hoặc vào trong để tăng hoặc giảm lề phải của tài liệu.
Bạn cũng có thể thay đổi lề trên bằng cách định vị thước dọc nằm ở bên trái của tài liệu. Di chuyển con trỏ đến khu vực giữa các phần màu xám và trắng ở góc trên cùng bên trái cho đến khi bạn nhìn thấy một con trỏ ngang có mũi tên hướng xuống. Kéo con trỏ này xuống hoặc lên để tăng hoặc giảm lề trên.
Để thay đổi lề dưới, trước tiên bạn cần cuộn xuống cuối trang đầu tiên, sau đó di chuyển con trỏ về phía thước cho đến khi bạn nhìn thấy con trỏ ngang có mũi tên hướng lên. Bây giờ, hãy kéo con trỏ này lên và xuống để tăng hoặc giảm lề dưới.
Bất kỳ lúc nào, bạn có thể thay đổi hoặc hoàn nguyên về cài đặt trước đó bằng cách kéo bất kỳ lề nào trong số này về kích thước ưa thích.
1.2 Trên điện thoại
Công cụ thước kẻ không khả dụng khi truy cập tài liệu bên trong ứng dụng Google Docs trên Android hoặc iOS. Vì vậy, bạn chỉ có thể thay đổi lề bằng thước khi truy cập Google Docs trên máy tính.
Phương pháp # 2: Sử dụng thiết lập trang
Nếu bạn không sẵn sàng thao tác thủ công với công cụ thước và muốn điều chỉnh chính xác tất cả các mặt của tài liệu, bạn có thể sử dụng chức năng thiết lập trang bên trong Google Docs. Thiết lập trang cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu với căn chỉnh hoàn hảo đến từng inch, vì vậy bạn có quyền kiểm soát trực tiếp tất cả bốn lề của các trang tài liệu.
2.1 Trên PC
Để truy cập chức năng này, hãy truy cập trang chủ Google Docs và chọn một tài liệu bạn muốn chỉnh sửa.
Khi tài liệu tải lên, đi tới File > Thiết lập trang từ thanh menu ở trên cùng.
Hộp thoại “thiết lập trang” sẽ xuất hiện trên màn hình hiển thị cho bạn các tùy chọn để thay đổi hướng, khổ giấy và lề. Bên trong “lề”, nhập các giá trị để áp dụng làm lề cho tất cả các mặt của tài liệu bên trong các hộp trên cùng, dưới cùng, trái và phải.
Để áp dụng các lề mới này cho tài liệu, hãy nhấp vào Ok.
Tài liệu bây giờ sẽ được format theo lề bạn đã chọn.
2.2 Trên điện thoại
Google Docs cho phép bạn thay đổi lề từ ứng dụng của nó trên smartphone nhưng chức năng bị giới hạn ở ứng dụng Google Docs trên iOS, vì vậy bạn chỉ có thể thực hiện trên iPhone và iPad. Mặc dù tùy chọn thiết lập trang khả dụng trên ứng dụng Google Docs trên cả iOS và Android, nhưng phiên bản Android không cung cấp cho bạn cách sửa đổi lề. Vì vậy, nếu bạn đang sử dụng smartphone Android và bạn muốn thay đổi lề của tài liệu, tốt nhất bạn nên sử dụng Google Documents trên máy tính.
Để thay đổi lề của tài liệu, hãy mở ứng dụng Google Documents trên iOS và chọn file bạn muốn chỉnh sửa.
Khi tài liệu mở ra, hãy nhấn vào biểu tượng dấu 3 chấm ở góc trên cùng bên phải.
Trong menu xuất hiện, chọn thiết lập trang.
Thiết lập bên trong trang, chọn lề.
Trên màn hình tiếp theo, bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào trong số bốn tùy chọn này từ trên cùng.
Thu hẹp: Chọn tùy chọn này sẽ áp dụng lề 0,5 inch trên tất cả bốn mặt của tài liệu.
Mặc định: Áp dụng lề 1 inch trên cả bốn mặt của tài liệu.
Rộng: Tùy chọn này sẽ đặt lề 1 inch ở cạnh trên và dưới, lề 2 inch ở cạnh trái và phải.
Tùy chỉnh: Theo mặc định, tùy chọn này thêm lề 1,5 inch ở cả bốn cạnh nhưng bạn có thể sửa đổi nó thành kích thước ưa thích của mình.
Nếu bạn chọn tùy chỉnh, bạn có thể chọn các lề khác nhau cho các cạnh trên, dưới, trái và phải của tài liệu bằng cách nhấn vào hộp số ở bất kỳ bên nào và nhập kích thước mong muốn cho lề.
Khi bạn đã chọn loại yêu thích của mình, hãy nhấn vào áp dụng ở góc trên cùng bên phải để lưu các thay đổi.
Phương pháp # 3: Sử dụng thước để điều chỉnh lề cột
Nếu tài liệu được format với nhiều hơn một cột, việc sử dụng công cụ thước như trên phương pháp số 1 sẽ chỉ thay đổi lề trái của cột đầu tiên và lề phải của cột cuối cùng. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng thước để điều chỉnh lề cột của tài liệu.
3.1 Trên PC
Để điều chỉnh lề cột, hãy truy cập trang chủ Google Documents và chọn một tài liệu có nhiều cột trong nội dung.
Khi tài liệu mở ra, hãy sử dụng phương pháp # 1 hoặc # 2 để đặt lề ở các phần trên cùng, dưới cùng, bên trái và bên phải giống như cách bạn làm trên tài liệu có một cột. Sau đó, bạn có thể chuyển sang điều chỉnh lề cột mà chỉ có thể được thực hiện bằng thước ở trên cùng.
Để điều chỉnh lề của cột đầu tiên, hãy bấm vào bất kỳ đâu trên cột thứ hai. Thao tác này sẽ hiển thị hình chữ nhật màu xanh lam quen thuộc và các mũi tên trong thước phía trên cột đã chọn.
Với cột bên phải được chọn, hãy tìm một đường chấm dọc trong thước ngăn cách các vùng trắng và xám phía trên cột đầu tiên. Dòng chấm này sẽ cho biết vị trí đặt lề phải của cột đầu tiên. Khi bạn di chuyển con trỏ của mình đến đường chấm chấm này, nó sẽ biến thành một con trỏ dọc với các mũi tên hai mặt.
Để điều chỉnh lề cột bên phải của cột bên trái, hãy nhấp và kéo con trỏ mũi tên kép này sang trái hoặc phải để tăng hoặc giảm kích thước lề.
Khi hoàn tất, hãy thả chuột để áp dụng lề cột đã chọn cho cột bên trái.
Tương tự, để điều chỉnh lề của cột thứ hai, hãy nhấp vào bất kỳ đâu trên cột đầu tiên để hình chữ nhật màu xanh lam và các mũi tên xuất hiện trong thước phía trên cột đó.
Đồng thời, sẽ có một đường chấm dọc có thể nhìn thấy bên trong thước giữa các vùng màu xám và trắng.
Bạn sẽ thấy con trỏ dọc với các mũi tên hai cạnh khi di chuột qua đường chấm này.
Để điều chỉnh lề cột bên trái của cột bên phải, hãy nhấp và kéo con trỏ mũi tên kép này sang trái hoặc phải để đặt lề ở kích thước phù hợp.
Lề mới sẽ được thiết lập khi bạn nhấc nút chuột lên.
3.2 Trên điện thoại
Ứng dụng Google Docs trên iOS hoặc Android không có chức năng cột, vì vậy không có cách nào để điều chỉnh lề cột nếu bạn sử dụng ứng dụng này. Nếu bạn muốn thay đổi lề cột của tài liệu, bạn sẽ phải truy cập Google Documents trên máy tính.
Cách đặt lề một inch trên Google Docs
Kích thước lề mặc định trên tất cả các mặt của tài liệu bạn tạo trên Google Documents là một inch. Nếu tài liệu không tự động tạo tài liệu có lề một inch, bạn có thể đặt tài liệu có lề một inch.
Trên PC
Mở trang chủ Google Docs và chọn tài liệu bạn muốn chỉnh sửa. Khi tài liệu tải lên, đi tới File > thiết lập trang từ thanh menu ở trên cùng.
Trong hộp thiết lập trang mở ra, nhập ‘1’ làm giá trị bên trong tất cả bốn hộp bên trong các hộp trên cùng, dưới cùng, trái và phải trong ‘lề’.
Nếu đơn vị bên trong ‘lề’ đọc “cm” thay vì “inch”, hãy nhập “2,54” làm giá trị bên trong các hộp được chỉ định.
Để áp dụng các lề mới cho tài liệu, hãy nhấp vào Ok .
Trên điện thoại
Đặt lề một inch trên tài liệu bằng ứng dụng Google Doc dễ dàng hơn nhiều nhưng nó chỉ hoạt động nếu bạn có iPhone hoặc iPad. Để làm điều đó, hãy mở ứng dụng Google Documents trên iOS và chọn tài liệu bạn muốn chỉnh sửa.
Khi tài liệu mở ra, hãy nhấn vào biểu tượng dấu 3 chấm ở góc trên cùng bên phải.
Trong menu xuất hiện, chọn thiết lập trang.
Thiết lập bên trong trang, chọn lề.
Trên màn hình tiếp theo, chọn mặc định từ trên cùng. Đây là tùy chọn đặt lề 1 inch trên cả bốn mặt của tài liệu. Sau đó, chạm vào áp dụng ở góc trên cùng bên phải để lưu các thay đổi.
Bây giờ tài liệu sẽ được format theo lề một inch.
Cách đặt lề mặc định cho tài liệu mới
Nếu bạn làm việc thường xuyên trên Google Documents và bạn thấy mình liên tục thay đổi lề thành kích thước tùy chỉnh, thì có một cách để đặt kích thước lề ưa thích làm giá trị mặc định cho tất cả các tài liệu mới và trong tương lai mà bạn tạo trên Google Documents. Để đặt lề làm mặc định cho tất cả các tài liệu mới, hãy mở trang chủ Google Docs trên trình duyệt web và chọn tài liệu bạn muốn chỉnh sửa.
Khi tài liệu tải lên, đi tới File > thiết lập trang từ thanh menu ở trên cùng.
Trong hộp thiết lập trang mở ra, hãy nhập các giá trị mong muốn cho các hộp trên cùng, dưới cùng, trái và phải bên trong ‘lề’. Tất cả các giá trị này có thể khác nhau và có thể là bất kỳ giá trị nào khác ngoài lề một inch tiêu chuẩn. Sau khi bạn đã nhập các kích thước ký quỹ ưa thích, hãy nhấp vào đặt làm mặc định.
Google Docs bây giờ sẽ lưu cài đặt làm mặc định. Bây giờ, hãy nhấp vào Ok để thực hiện các thay đổi.
Từ bây giờ trở đi, tất cả tài liệu mới bạn tạo trên Docs sẽ có các giá trị tùy chỉnh mà bạn đặt.
Khả năng đặt kích thước bạn đã chọn làm mặc định cho lề chỉ khả dụng khi truy cập Google Docs trên máy tính chứ không phải trên ứng dụng Google Docs trên điện thoại.
Cách khóa lề của tài liệu khi chia sẻ
Các tài liệu được tạo trên Google Documents có thể dễ dàng được chia sẻ với những người khác để cộng tác. Nếu bạn không muốn người khác thay đổi lề tài liệu của mình, cách duy nhất để ngăn họ làm điều đó là hạn chế đặc quyền tài liệu của họ. Để làm điều đó, hãy mở Google Documents và chọn một tài liệu bạn muốn chia sẻ. Khi tài liệu tải lên, đi tới File > chia sẻ.
Bên trong hộp ‘Chia sẻ với mọi người và nhóm’, hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ tài liệu. Sau khi bạn thêm người nào đó, hãy nhấp vào hộp ở bên phải tên của người đó và chọn người xem hoặc người nhận xét. Nếu bạn muốn ngăn người này điều chỉnh lợi nhuận của mình, bạn nên tránh đặt họ làm người chỉnh sửa bằng mọi giá. Để chia sẻ tài liệu, hãy nhấp vào gửi.
Người nhận sẽ không thể điều chỉnh lề của tài liệu hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi nào khác đối với nó.
Bạn có thể thay đổi lề của các tài liệu bên ngoài không?
Nếu ai đó đã chia sẻ tài liệu với bạn trên Google Documents và bạn muốn thay đổi lề của tài liệu đó, thì chỉ có thể thực hiện được nếu bạn được người gửi chỉ định làm “người chỉnh sửa”. Trong trường hợp đó, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh đối với lề của tài liệu giống như do chính bạn tạo.
Bạn sẽ không thể thay đổi lề của tài liệu bên ngoài nếu người đã chia sẻ chúng với bạn không cấp cho bạn đặc quyền chỉnh sửa và đặt bạn là người xem hoặc người nhận xét. Nếu bạn muốn thay đổi lề trong những trường hợp như vậy, bạn sẽ phải yêu cầu quyền truy cập chỉnh sửa của người gửi bằng cách mở tài liệu này và nhấp vào yêu cầu quyền truy cập chỉnh sửa ở góc trên cùng bên phải.
Tiếp theo, nhập tin nhắn bạn muốn gửi cho chủ sở hữu của tài liệu bên trong hộp “yêu cầu chủ sở hữu làm người chỉnh sửa” và nhấp vào gửi.
Bạn sẽ có thể điều chỉnh lề sau khi chủ sở hữu cấp cho bạn quyền chỉnh sửa.
Bạn có thể thay đổi lề cho các trang khác nhau của cùng một tài liệu không?
Google Docs không cho phép bạn thay đổi lề cho các trang khác nhau của tài liệu. Nếu bạn muốn thay đổi cách căn lề của các trang, dịch vụ cung cấp cho bạn thụt lề như hình chữ nhật màu xanh lam và các mũi tên bên trong quy tắc.
Bạn có thể chọn một đoạn văn và di chuyển đoạn văn đó sang trái hoặc sang phải bằng cách sử dụng các mũi tên màu xanh lam từ thước. Để sắp xếp lại dòng đầu tiên của đoạn văn, hãy chọn đoạn văn đó, nhấp và kéo hình chữ nhật màu xanh lam từ thước kẻ. Mặc dù đây có thể không phải là một giải pháp thay thế thích hợp, nhưng cho đến nay nó vẫn là lựa chọn tốt nhất nếu bạn đang tìm cách thay đổi giao diện của một trang bên trong tài liệu.
